Na Kobana, você consegue importar vários boletos de uma vez por meio de um arquivo CSV, que pode ser gerado de uma planilha Excel ou no Google Sheets.
Esses boletos podem ser para fins de histórico, ou seja, boletos que já venceram e até mesmo que foram pagos pelos seus clientes; ou para fins de emissão em lote.
Você pode emitir vários boletos de uma vez, utilizando o arquivo CSV, inclusive eles serão enviados por e-mail ao seu cliente, caso você tenha criado uma notificação automática com o envio de boleto.
Importando novos boletos
1. Acesse o menu Cadastrar > Importar > Importar Boletos.
2. Nesta página, você terá acesso a arquivos de exemplo (CSV, Excel ou Google Sheets) ou pode gerar sua própria planilha do zero seguindo as instruções.
Se você já tem um planilha pronta com todos os boletos, você não precisa se preocupar com a ordem das colunas, mas garanta que o cabeçalho esteja com os nomes corretos (exemplo: id da carteira, vencimento, valor etc.)
Os numerais em Valor devem ser escritos usando a vírgula para separar casas decimais. Por exemplo: 100,00 ao invés de 100.00
No nosso caso, vamos utilizar o exemplo do Google Sheets. Ao abrir o exemplo, sugerimos que você clique em Arquivo e Fazer uma Cópia. Assim, você vai poder alterar o arquivo com os seus dados e salvar o arquivo no seu Drive.
3. Agora que você tem a sua própria planilha, basta preencher com os dados dos seus boletos.
Atenção! Tenha uma atenção especial aos dados dos seus clientes. O ID dele na Kobana não necessariamente será o mesmo do seu controle interno. Caso seja um cliente que você ainda não cadastrou na Kobana, coloque todas as informações na planilha. O CPF e/ou CNPJ são os dados mais importantes e, caso estejam errados, o boleto não será gerado.
4. Após preencher com todas as informações necessárias, realize o download do arquivo em CSV seguindo o menu Arquivo > Fazer download como > Valores separados por vírgula (csv, página atual).
Caso realize este processo usando o Excel, o formato correto ao salvar o arquivo é CSV (comma delimited) (*.csv) ou CSV (delimitado por vírgulas) (*.csv)
5. Com o arquivo CSV salvo no seu computador, agora você deve acessar novamente o menu Cadastrar > Importar > Importar Boletos e carregar seu arquivo no retângulo tracejado do lado direito da tela.
Ao término do carregamento, você receberá um alerta de que a importação foi realizada com sucesso.
Você não precisa aguardar na tela até a conclusão do carregamento. Quando quiser verificar se foi concluído, basta acessar o menu Administração > Históricos > Importações.
6. Se houver algum tipo de inconsistência ou erro nos dados inseridos na planilha ao importar o arquivo, o sistema irá gerar os boletos com informações corretas e irá ignorar os que tenham informações incorretas, detalhando os erros, como na imagem a seguir, para que você possa revisá-los.
Importando histórico de boletos gerados
Além de importar boletos para cobrar o seu cliente, você também pode carregar boletos na Kobana que já foram gerados anteriormente direto no banco ou pelo sistema. Isso pode ajudar na sua gestão e você pode aproveitar algumas funcionalidades como o disparo automático por e-mail ou o Portal do Cliente.
Para fazer isso, você deverá seguir os mesmos passos acima para a geração de novos boletos até a etapa 3. Adicionalmente aos dados do boletos que você cadastrará na planilha, você deve se atentar aos seguintes pontos:
Nosso número: como o boleto já foi gerado, ele já possui um "nosso número" cadastrado no banco. Inclua esse dado na planilha.
Atenção! Você não deve informar o dígito do nosso número quando estiver importando boletos que já estão registrados no banco. É preciso informar somente o nosso número, que necessariamente deve ser o mesmo que se encontra registrado no banco. O código da carteira também não precisa ser informado, pois a Kobana também acrescenta essa informação automaticamente.
Não registrar: adicione uma coluna à sua planilha com o nome de "Não registrar". Todo o boleto que já foi registrado no banco deve ser marcado como "Sim" para que os boletos não sejam inclusos em uma remessa e reenviados ao banco para registro.
Valor Pago/Data de Pagamento: caso alguns dos seus boletos já tenham sido pagos, você deve preencher a coluna com o valor pago e a data de efetivação de pagamento.
Ao preencher todos os dados e revisá-los, você poderá seguir com o passo 4 das instruções acima. Recomendamos que, na primeira vez, emita apenas de 1 a 3 boletos para testar e se certificar que está tudo certo.